Geisinger Danville - Verbesserte Sichtbarkeit und Effizienz mit RTLS (Teil 1)

Seth Hostetler, Lead Process Engineer, Care Support Services bei Geisinger Danville und Robert Teachout, Project Manager, RTLS Workflow, bei TeleTracking erörtern, wie Real-Time Location Systems [RTLS] oder Enabling Technologies dazu beitragen, die Effizienz und die Patientenversorgung zu verbessern.

Zu den wichtigsten Erkenntnissen gehören:

• Die positiven Auswirkungen der Technologie auf die Echtzeit-Transparenz von Vermögenswerten
• Wie man Arbeitsabläufe effektiv analysiert und einen Implementierungsplan entwickelt
• Wie man die Nutzung der Ressourcen maximiert und das Pflegepersonal in den Prozess der Prozessverbesserung einbindet
• Die wichtige Rolle der Bildung bei der Übernahme durch das Personal

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Abschrift

Interviewer:

Willkommen zum heutigen Patientenfluss-Podcast. Wir freuen uns sehr, zwei Gäste begrüßen zu dürfen: Seth Hostetler, Lead Process Engineer Supply Chain Services bei Geisinger, und Robert Teachout von TeleTracking, Enabling Technologies, Workflow Services, Project Manager. Herzlich willkommen.

In den letzten Jahren hat sich gezeigt, wie wichtig es ist, schnell und einfach auf die Geräte zugreifen zu können, um den Patientenfluss aufrechtzuerhalten. Sie haben beide einen umfassenden Hintergrund in den Bereichen Prozessverbesserung und Qualität. Könnten Sie einen Überblick über RTLS, Echtzeit-Ortungssoftware, geben und erläutern, wie diese als Taktik zur Prozessverbesserung funktioniert und wie sie sich positiv auf überhöhte Kapitalausgaben, die Vermietung von Geräten und das Lebenszyklusmanagement auswirken kann?

Seth Hostetler:

Einer der großen Vorteile von RTLS ist die Echtzeit-Ortung. Sie können also die Anwendung öffnen und z. B. nach einer IV-Pumpe suchen und die nächstgelegene finden, wenn Sie eine benötigen, wenn Sie ein Kliniker auf einer Pflegestation sind. Und das ist an sich schon ein großer Vorteil. Wir haben jedoch schon früh festgestellt, dass der Fluss, den wir für einige unserer Anlagen, z. B. Infusionspumpen, vermutet hatten, nicht wirklich stattfand.

Wir dachten, wenn ein Patient entlassen wird, wird die Pumpe in einen Bodenraum gestellt, der vom Bodenraum in den Keller geht, um gereinigt zu werden, und dann in die zentrale Verteilung zurückgeführt, um sie neu zu verteilen. Nachdem wir die historischen Daten ausgewertet hatten, konnten wir feststellen, dass etwa 90 % unserer Pumpen an Ort und Stelle gereinigt wurden. So konnten wir diesen Prozess besser unterstützen und sicherstellen, dass der Reinigungsprozess angemessen durchgeführt wurde, indem wir das Personal schulten und die gesamte Unterstützung neu überdachten. Das hat uns aber auch geholfen zu verstehen, warum die zentrale Verteilung vielleicht nicht immer so viele Pumpen hat, wie sie gerne verteilen würde, und dass wir vielleicht die Vorratsräume der Pflegestationen durchsuchen müssen, um diese Pumpen zurückzunehmen, sobald sie sauber sind, damit sie an anderer Stelle in der Einrichtung verwendet werden können.

Ähnlich verhält es sich mit den überhöhten Kapitalausgaben. Wir haben im letzten Jahr an etwas Ähnlichem gearbeitet, nämlich an Infusionspumpen, und wir dachten, wir bräuchten mehr. Und wir konnten mit Hilfe des RTLS zeigen, dass wir in einem unserer Krankenhäuser sehr viele Pumpen im System haben. Wir mussten nur den Prozess überprüfen und die Zirkulation dieser Pumpen verbessern und sicherstellen, dass wir mit unseren klinischen Partnern auf den Pflegestationen zusammenarbeiten, um zu gewährleisten, dass diese Pumpen nicht auf den Stationen versteckt sind.

Ich beende diese Frage mit der Vermietung von Geräten, für die RTLS hervorragend geeignet ist. Wenn wir benachrichtigt werden, dass ein Leihgegenstand, den ein Patient hat, nicht mehr benötigt wird, können wir sofort im RTLS nachsehen, ihn finden, zurückfordern und zurückschicken lassen. Wir zahlen also nicht für zusätzliche Dienstleistungstage.

Robert Teachout:

Wenn wir vor einen Kunden treten, versuchen wir, ihn über den genauen Vertriebszyklus von Großgeräten aufzuklären, was bedeutet, dass wir mit einer Sammlung von Beständen in einem sauberen und fertigen Zustand beginnen. Der entscheidende nächste Schritt ist, dass die Leute die Geräte direkt zur Hand haben müssen, um ihre tägliche Arbeit zu erledigen, oder dass sie direkt bei einem Patienten am Ort der Pflege eingesetzt werden.

Ein wichtiger Teil davon ist die Entfernung aus dem Raum. Und einer der Aufklärungspunkte, auf den wir in der Regel viel Zeit verwendet haben, ist, dass das Gerät nicht unbedingt warten muss, bis ein Patient aus dem Zimmer entlassen wird. Wie Seth bereits erwähnte, kann das Gerät je nach Zustand oder Fälligkeit an eine klinische Technikgruppe oder eine biomedizinische Gruppe zur Reparatur oder vorbeugenden Wartung gehen.

Und dann wiederholt man diesen Zyklus. Und im Hinblick auf eine Prozessverbesserung können Sie sich vorstellen, was passiert, wenn Sie keine gute Sichtbarkeit für einen dieser Schritte haben. Die Teams können ihre potenziellen Infusionskäufe prüfen und den Bedarf an Infusionen entweder reduzieren oder eliminieren.

Stellen Sie sich vor, dass Ihr eigener Fuhrpark an Orte verteilt wird, an denen nicht unbedingt ein unmittelbarer Bedarf besteht, und dass die Zusatzmiete zum Tragen kommt. Am Ende mietet man Geräte, die man eigentlich gar nicht braucht.

Seth Hostetler:

Der anfängliche Gewinn besteht einfach darin, dass man bei Bedarf Vermögenswerte finden kann. Vor allem die Schulung unserer Mitarbeiter an der Front, damit sie in der Lage sind, die Assets zu suchen und zu finden, und möglicherweise nicht einmal eine zentrale Verteilungsgruppe für die Anfrage einschalten müssen. Eine der größeren anfänglichen Herausforderungen ist es, 15 Pumpen in einer Pflegestation zu haben, auch wenn sie vielleicht nie benutzt werden, aber es gibt dem Personal das sichere Gefühl, dass sie da sind, wenn sie jemals eine brauchen. Eine der größten Herausforderungen besteht also darin, Vertrauen aufzubauen, so dass ein Teammitglied, wenn es etwas anfordert, weiß, dass es es jetzt schnell bekommen wird, weil wir sehen können, wo die Dinge stehen, während wir früher keinen Überblick hatten.

Wenn Teammitglieder früher etwas anforderten und wir es nicht im zentralen Verteilungsbereich hatten, mussten wir es erst suchen gehen. Und als wir es gefunden hatten, mussten wir eine Einheit davon überzeugen, es uns zu leihen. Das ist sicherlich ein Vorteil, aber es ist auch ein Teil des Veränderungsmanagements, dessen sich eine Organisation bewusst sein muss.

Robert Teachout:

Das gefällt mir. Es dauert sechs Monate bis zu einem Jahr, bis die Ausrüstung pünktlich geliefert wird, und zwar jedes Mal, wenn die Krankenschwestern sich sicher fühlen sollen.

Interviewer:

Es liegt also viel Macht in der Sichtbarkeit, die es bietet, und in der Möglichkeit, die Daten zu analysieren, um zu sehen, wo der Bedarf liegt. Seth, mit welchen Herausforderungen war Geisinger konfrontiert, die das Unternehmen dazu veranlassten, die Asset-Tracking-Lösung zu implementieren.

Seth Hostetler:

Wir haben unsere ROI-Entscheidung aufgrund der IV-Pumpen getroffen. Vor neun Jahren waren wir gerade dabei, eine Pumpe komplett auszutauschen. Unsere früheren Pumpen waren am Ende ihrer Lebensdauer angelangt. Und wir haben eine ganze Reihe neuer Mitarbeiter für unsere beiden größten Krankenhäuser eingestellt, und wir wollten sichergehen, dass wir die richtige Anzahl haben. Nun, unsere Prüfungen bei der Planung haben ergeben, dass wir über 30 % unserer Pumpen nicht erfassen konnten. Wir hätten wahrscheinlich 600 zusätzliche Pumpen kaufen müssen, und die sind nicht billig.

Die Kosten können sich sehr schnell summieren. Und das war wirklich eine unserer größten Herausforderungen. Wir haben uns auch bei vielen anderen Herausforderungen verbessert. Ich beziehe mich häufig auf Infusionspumpen, weil sie bei weitem unsere größte Anlageklasse sind. Das Füttern von Pumpen war ein weiterer großer Erfolg für uns. Bei unseren Ernährungspumpen wurden fast täglich Berichte über Zwischenfälle eingereicht, die die Pflegestationen nicht rechtzeitig erhalten konnten.

Sie stellte ein Risiko für die Patientensicherheit dar. Durch die Einführung des RTLS konnten wir, glaube ich, drei volle Jahre ohne einen weiteren Bericht auskommen. Denn jetzt konnten wir sehen, wo sich die Futterpumpen befanden. Als der Bericht eintraf, konnten wir uns die Daten ansehen und nachweisen, dass, ich glaube, 48 im Umlauf waren, 45 in Gebrauch und drei gerade aus dem Patientenverkehr genommen worden waren und sich im Reinigungsprozess befanden. Wir konnten also nachweisen, dass wir zu fast 100 % ausgelastet waren, und das war eine sehr einfache Kaufentscheidung für das Krankenhaus, da es verstand, dass wir mit dem, was wir hatten, an die Grenzen gestoßen waren.

Interviewer:

Wodurch unterscheidet sich die Anlagenverfolgung von anderen Lösungen, die Sie zu diesem Zeitpunkt in Betracht gezogen haben?

Seth Hostetler:

Ich denke, es ist die Präzision, mit der wir sie lokalisieren können. Damals, und ich glaube, auch heute noch, verwenden viele konkurrierende Lösungen Triangulationsmethoden, entweder durch Ultraschall oder Bluetooth oder Wi-Fi. Und das erfordert eine sehr hohe Dichte dieser Baken, um diese Signale auszusenden. Und dann ist diese Triangulation nicht unbedingt so genau. Es ist viel schwieriger, Wände zu berücksichtigen. Ich glaube, einer der größten Vorteile, die wir bei der von uns eingesetzten Lösung zur Verfolgung von Wirtschaftsgütern gesehen haben, ist der Einsatz der dualen Technologie – Infrarotlicht und RFID.

Mit Hilfe des Infrarotlichts können wir also nicht nur bestimmte Räume genau unterscheiden, sondern auch Räume, in denen wir noch halbprivate Betten haben, und Betten auf der Aufwachstation oder sogar unsere kleinsten Räume, wie z. B. die Betten auf dem Flur, und auch die Notaufnahmen sind allesamt bestimmte Orte. Ich denke also, dass die Möglichkeit der Skalierung von einer Abdeckung auf Einheitsebene bis hinunter zu einem bestimmten Bett, je nachdem, wie unsere Geschäftsfälle in den verschiedenen Abteilungen oder Bereichen des Krankenhauses aussehen, sicherlich eines der Dinge war, die uns an der Bestandsverfolgung reizten und letztendlich dazu führten, dass wir uns für diese Lösung entschieden.