Warum Technologie für das Kapazitätsmanagement den Unterschied bei der Katastrophenbereitschaft ausmacht

Wie das University Medical Center of El Paso mehrere Krisen mit einem klaren Blick auf das Management der Patientenströme und die Möglichkeiten der Unterbringung überstand

Kapazitätsblindheit in einer Pandemie

Eine der größten Schwachstellen, die durch die COVID-19-Pandemie aufgedeckt wurden, war der nahezu völlige Mangel an Transparenz in Bezug auf die Schwellenwerte für die Patientenkapazität und die Beschränkungen in den Einrichtungen. Der Grad dieser Sichtbarkeit war oft der Unterschied zwischen einer Organisation, die mit tiefgreifenden und anhaltenden Auswirkungen konfrontiert war, und einer Organisation, die in der Lage war, die größte Krise der öffentlichen Gesundheit in der Geschichte des Landes effektiv zu bewältigen. Darüber hinaus waren Einrichtungen des Gesundheitswesens, die in den Jahren vor der Pandemie über eine operative Plattform zur Rationalisierung der Effizienz verfügten oder eine solche eingeführt hatten, die auf den Grundsätzen der High-Reliability-Organisation (HRO) beruhte, wesentlich besser auf Katastrophen vorbereitet.

Da sie jedoch keinen umfassenden Überblick über die Kapazitäten hatten, mussten viele Gesundheitseinrichtungen „blind“ entscheiden, wo sie den Zustrom von COVID-19-Patienten unterbringen wollten – sei es innerhalb ihrer eigenen Einrichtungen oder außerhalb ihrer Netzwerke. Außerdem wurde ihre Fähigkeit beeinträchtigt, Ressourcen wie Ausrüstung und Pflegeteams schnell umzuverteilen und sich effektiv mit den staatlichen Katastrophenschutz- und Gesundheitsbehörden zu koordinieren und zu kommunizieren, die für die Planung der nächsten Schritte Echtzeitdaten zur Pandemie benötigen.

Bevor die Organisationen des Gesundheitswesens ihre abschließenden Pandemie-Folgenabschätzungsberichte – und insbesondere ihre überarbeiteten Katastrophenschutzpläne mit den daraus gezogenen Lehren – zu Grabe tragen, sollten sie sich vorrangig mit der Frage befassen, wie sie ihr Problem der Kapazitätsblindheit lösen und beheben können. Ein wichtiger erster Schritt sollte darin bestehen, die Unzulänglichkeiten und Mängel ihrer derzeitigen Methoden, Prozesse und ihres Ansatzes für die Sichtbarkeit von Kapazitäten zu analysieren, damit sie ein besseres System für das Kapazitätsmanagement schaffen und zu wirklich katastrophenfesten Organisationen werden können, um künftige Krisen im Bereich der öffentlichen Gesundheit oder andere katastrophenbedingte Krisen effektiv zu bewältigen. Im Anschluss daran müssen Organisationen technologische Optionen identifizieren, die sicherstellen, dass Kapazitätsblindheit nie wieder zu einem Problem wird, wenn es darum geht, katastrophenbedingte Schwankungen im Patientenaufkommen effektiv zu bewältigen.

Eine Einrichtung, die besser als die meisten anderen darauf vorbereitet war, die COVID-19-Krise zu bewältigen, war das University Medical Center of El Paso, Texas (UMC of El Paso). Dies lag vor allem daran, dass das Traumazentrum des Krankenhauses bereits Jahre zuvor ein zentralisiertes Operational Command Center eingerichtet hatte, das auf der Capacity Management Suite®-Lösung von TeleTracking basierte. Dank dieser Kapazitätsmanagementtechnologie hat das UMC of EL Paso einen klaren Überblick über die Patientenströme in der gesamten Einrichtung, von der Notaufnahme über die Aufnahme bis hin zu internen Unterbringungsänderungen und der Entlassung. Die neue Effizienz und die Ergebnisse, die das UMC of El Paso erzielte, veränderten die Prozesse für den Patientendurchlauf und ermöglichten es dem Krankenhaus, die interne Betriebsbereitschaft zu maximieren, um den zukünftigen Herausforderungen bei der Behandlung und Pflege von Patienten gerecht zu werden. Die Technologie für das Kapazitätsmanagement veränderte die Patientendurchlaufprozesse am UMC of El Paso. Sie wurde auch zur Grundlage für die Mobilisierung in einer Krise, die das Krankenhaus im August 2019 zum ersten Mal erleben würde, und zum Eckpfeiler für die künftige operative Planung der Katastrophenvorsorge.

UMC of El Paso findet „nicht vorhandene“ Betten während der Schießerei-Krise mit einem auf Kapazitätsmanagement-Technologie basierenden Kommandozentrum

Die COVID-19-Pandemie war nicht die erste Krise, die die UMC of El Paso erlebt hat. Weniger als zwei Jahre vor Beginn der Pandemie führte eine Massenschiesserei in einem örtlichen Walmart im August 2019 zu einem raschen Zustrom von Traumapatienten in das Krankenhaus, darunter auch Patienten, die aus anderen Krankenhäusern verlegt wurden. Glücklicherweise verfügte das Führungsteam der UMC of El Paso über ein gut entwickeltes Katastrophenbereitschaftsprogramm und eine entsprechende Infrastruktur, zu der auch ein Notfallvorsorgeausschuss gehörte, den der Sicherheitsdirektor leitete. Das Krankenhaus führte regelmäßig Übungen für verschiedene Krisenszenarien mit anderen örtlichen Krankenhäusern, Strafverfolgungsbehörden und Universitäten durch und hatte glücklicherweise nur fünf Monate vor dem Vorfall im August eine Übung speziell für ein Szenario mit einem aktiven Schützen durchgeführt.

Die Integration eines Hospital Incident Command Centers, einer Erweiterung des Operational Command Centers, das auf der TeleTracking Capacity Management ^Suite® Lösung basiert, war ein wesentlicher Faktor für die Effektivität des UMC of El Paso’s Disaster Readiness Programms. Die Datenanalysefunktionen der Technologie in Verbindung mit simulierten Übungen halfen dem Krankenhaus zu erkennen, welche Änderungen an den Richtlinien für den Umgang mit aktiven Bedrohungen vorgenommen werden mussten. Sie lernten auch, wie sie ihr Notfallmanagementsystem am besten aktivieren und nutzen können, ermittelten den Bedarf an Ressourcen im Vergleich zu den tatsächlich verfügbaren Ressourcen während einer aktiven Bedrohung, ermittelten den Schulungs- und Notfallmanagementbedarf und lieferten der obersten Führungsebene einen Beitrag zum Schulungs-/Planungsbedarf bei aktiver Bedrohung.

Das von der Capacity Management Suite gesteuerte integrierte Operational/Hospital Incident Command Center, das den Kern eines webbasierten Emergency Operations Command Center Network bildete, optimierte die Katastrophenvorsorge und das Simulationsübungsprogramm des UMC of El Paso und ermöglichte dem Krankenhaus einen normalen Betrieb während der aktiven Schießerei.

Das UMC of El Paso konnte die Umleitung von Patienten und Rettungsdiensten/Ambulanzen in andere Krankenhäuser vermeiden und alle ankommenden Patienten in der Notaufnahme triagieren. Zusätzliche Pflegeteam-Ressourcen, die sich freiwillig gemeldet hatten, um bei der Bewältigung der Krise zu helfen, wurden effizient eingesetzt und je nach Bedarf im gesamten Krankenhaus verteilt. Dazu gehörten Phlebotomisten, die mit der Blutbank zusammenarbeiteten, um mit dem hohen Bedarf an Bluttransfusionen für schwer verletzte Patienten Schritt zu halten, und Mitarbeiter des Umweltdienstes, die die Betten effizient umstellten und die Zimmer für den nächsten verletzten Patienten vorbereiteten. Das UMC of El Paso profitierte von den Vorteilen der räumlichen Zusammenlegung des Hospital Incident Command Centers mit dem Operational Command Center, das auf der Capacity Management Suite basiert, und konnte so die Echtzeit-Effizienz der beiden Zentren steigern, indem sie sich gegenseitig mit Informationen über die Verfügbarkeit und den Status von Betten, anstehende und bestätigte Entlassungen sowie die Entsendung von EVS und Transportmitteln während der Krise versorgten.

Als die Schießerei begann, sagte ein diensthabender Verwalter des UMC of El Paso, dass die Kapazitätsmanagementtechnologie von TeleTracking „ein ausgezeichnetes Werkzeug für die Kommunikation war und es uns ermöglichte, voraussichtliche Entlassungen zu ermitteln und Patienten, die Opfer der Schießerei wurden, in Betten zu verlegen. Die Technologie hat uns auch dabei geholfen, die Krankenschwestern anzuweisen, wohin sie gehen sollten, und alle auf dem Laufenden zu halten, was mit dem Ereignis geschah und wo sie gebraucht wurden.“

>> Podcast: Disaster Readiness Four-Part Series of Responsiveness Resilience

Next came the COVID-19 pandemic for UMC of El Paso. In the early months of the outbreak, the team there knew they were ready for just about anything. Custom reports utilizing TeleTracking’s SynapseIQ^®Enterprise analytics solution were created for leadership to track the volume of patients and those testing positive or negative for COVID-19 in real-time, and read-only views were shared with pharmacy, respiratory, and food service for increased visibility—and to maintain staff safety. The technology also enabled the trauma center’s engineering department to expand the number of negative pressure rooms by placing exhaust fans in windows for infected patients. Post-pandemic analyses are still being formulated by UMC of El Paso, but having experience already with TeleTracking’s solutions made a significant difference in establishing patient capacity needs for tackling a larger scale disaster.

Schlussfolgerung: „Zukunftssichere“ Katastrophenbereitschaft mit zentralisierten Kapazitätsüberwachungssystemen

Während die COVID-19-Pandemie eine Kategorie von Katastrophe war, die kein Krankenhaus oder Gesundheitssystem in mehr als einem Jahrhundert erlebt hatte, haben Gesundheitseinrichtungen im Laufe der Jahrzehnte zahlreiche lokale Krisen „kleineren Ausmaßes“ erlebt, die dennoch erhebliche Auswirkungen auf die Betriebsabläufe und die Patientenversorgung hatten und sie dazu zwangen, formalisierte Programme zur Katastrophenvorsorge und Übungsplanung zu entwickeln. Doch selbst als die Einrichtungen des Gesundheitswesens begannen, diese Programme einzuführen, um verschiedene Krisen zu bewältigen – seien es wetterbedingte, von Menschen verursachte gewalttätige Zwischenfälle oder andere gesundheitsbezogene Ausbrüche -, basierten ihre Wirksamkeit und ihre Ergebnisse häufig auf einer eingeschränkten Entscheidungsfindung aufgrund der begrenzten Transparenz ihrer Patientenkapazität und -ströme.

Heute stehen robuste, zweckmäßige Kapazitätsmanagementlösungen zur Verfügung, die es Krankenhäusern und Gesundheitssystemen ermöglichen, rund um die Uhr einen Überblick über die Patientenbewegungen und -ströme in ihren Einrichtungen in virtuellen, zentralisierten Kommandozentralen zu haben, was die Katastrophenbereitschaft radikal verändert. Zu den Vorteilen einer zentralisierten Kapazitätsverwaltungstechnologie im Katastrophenfall gehören:

Beschleunigt die Behandlungszeiten für die meisten akuten katastrophenbedingten Patientenfälle
Optimiert die zentrale Steuerung der Patientenbehandlung und die Koordination der Pflege (katastrophenbedingte Patientenfälle und nicht katastrophenbedingte Patientenpopulation), so dass es keine blinden Flecken gibt
Erhöht die Effizienz von Katastrophenschutzübungen und Planungsübungen
Erfassung von Echtzeit-Kapazitäts- und Patientenflussdaten zur Anpassung oder Umverteilung von Pflegeressourcen in verschiedenen Einrichtungen sowie von Erkenntnissen, die für die künftige Katastrophenvorsorgeplanung genutzt werden können

Die nächste Katastrophe, mit der das Gesundheitswesen konfrontiert wird, kann leider schon vor der Tür stehen und Einrichtungen im ganzen Land und/oder auf der ganzen Welt betreffen, wie die COVID-19-Pandemie, oder auch nur ein bestimmtes geografisches Gebiet in Mitleidenschaft ziehen. Es wird erwartet, dass die Einrichtungen über ein optimiertes Bettenmanagement, einen optimierten Patientenfluss und optimierte Unterbringungsprozesse verfügen, die eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung im Krisenfall auf der Grundlage von Erkenntnissen aus früheren Katastrophen und der Durchführung von gut ausgearbeiteten Katastrophensimulationsübungen ermöglichen. Ohne ein zentralisiertes Kapazitätsmanagement und eine Technologie zur Überwachung der Patientenströme, die diese Erkenntnisse und aktualisierte Katastrophenbereitschaftsprogramme unterstützt, werden die Gesundheitsdienstleister leider immer noch darauf vertrauen müssen, bei der nächsten Katastrophe die besten Ergebnisse zu erzielen.

In Kombination mit der Technologie der Capacity Management Suite sollten Einrichtungen des Gesundheitswesens folgende Überlegungen anstellen, um eine Katastrophe erfolgreich zu überstehen:

Wenn ein Gesundheitssystem über mehrere Krankenhäuser verfügt, ist es wichtig, dass die Abläufe und die Ausrüstung für den Katastrophenfall standardisiert sind, damit die Patientenversorgung nicht durch Standortunterschiede beeinträchtigt wird.
A health system command center enhances collaboration and communication, and makes it possible to move patients effectively while maximizing the use of limited resources
Regelmäßige Übungen sind von entscheidender Bedeutung für die Bereitschaft – sowohl die Führungsteams als auch die Mitarbeiter an der Front sollten sowohl an Tabletop-Übungen als auch an vollständigen Simulationen teilnehmen.