Entlassungs-Hospitality-Zentren: Die "letzte Meile" des Durchsatzes

Von der COVID-Notwendigkeit zum Critical Capacity Mover

Hospitals and health systems continue to struggle with capacity and patient flow issues as patient censuses continue to rise. These same throughput congestion problems have made it more challenging to sustain an optimized care and satisfaction experience for patients. Solutions for this twin conundrum facing healthcare providers involves combining operational capacity management technology and collaborative care relationships between facilities across the country, and even around the world. 

Da jedoch die Vorteile dieser Lösungen außerhalb der vier Wände eines Krankenhauses mit der Zeit erkannt werden, gibt es auch Lösungen, um den Patientenverkehr zu entlasten und gleichzeitig die Patienten innerhalb der vier Wände einer Einrichtung mit einem oder mehreren Standorten zufrieden zu stellen. Sie finden sich in übersehenen, nicht oder falsch genutzten Räumen innerhalb eines Krankenhauses, die zumindest umgenutzt oder neu gestaltet und umgebaut werden können, wenn Platz vorhanden ist. Diese Räume können in Discharge Hospitality Centers (DHCs) umgewandelt werden, auch bekannt als Discharge Hospitality Lounges oder Discharge Cafés. DHCs haben in letzter Zeit an Popularität gewonnen, zum Teil als Reaktion auf die Freisetzung von Kapazitäten im Zuge der COVID, aber auch aufgrund weiterer Ergebnisdaten von seit langem etablierten DHCs, die gezeigt haben, wie gut sie funktionieren. (Siehe DHC-Ergebnisse unten.)

DHCs und Kapazitätsmanagementtechnologie – Öffnung von Betten und Beseitigung von Engpässen

Finding the elusive „open bed“ is the laser focus priority of every healthcare facility. Anything that can be done — without sacrificing patient care or safety — to locate that available bed faster for patients coming through the ED (Emergency Department) or for a scheduled procedure has become the key to unlocking capacity. Hospitals and health systems that have flagged and improved patient flow process deficiencies, with the support of capacity management and real-time location system (RTLS) operational platforms, have been able to quickly identify open beds and/or accelerate decision making for opening up bed capacity at any step across the in-patient care journey. In fact, facilities that have been able to streamline bottlenecks in the discharge process at the back end of the patient flow progression, utilizing capacity management technology, can open bed access at front end admissions and even streamline patient volumes boarded in the ED.  

However, the “last mile” of the discharge process — from the time a patient’s discharge order is formally recorded in the system to their time spent in the DHC to their departure from the facility — can become a last chokepoint of throughput inefficiency and patient dissatisfaction. Moreover, DHC patient departure delays can potentially work against the discharge and early discharge milestone efficiencies achieved utilizing technology, such as PatientTracking: AutoDischarge^TM, if the DHC admission and departure process is not closely monitored, managed, and regularly reviewed. In fact, for facilities considering establishing a DHC for the first time (or initiating another effort after previous unsuccessful attempts), or seeking to further optimize operations of already existing discharge spaces or DHCs, integrated capacity management/RTLS technology can be expanded from managing cross-hospital operational patient flow and discharge to specifically surveilling DHC-related discharge operations, so the “last mile” of throughput and positive patient care impressions is completed successfully. Additionally, a capacity management technology-driven DHC can also serve as a critical patient overflow solution in the event of another public health crisis or disaster. 

Die automatisierte DHC

Die DHC-Komponente des gesamten Entlassungsprozesses hat eine eigene Reihe von Schritten und eine komplizierte Dynamik (die sich auch in Echtzeit ändern kann) als letzte Etappe der Patienteneinbindung und des Verlassens einer Einrichtung. Wenn die Verweildauer der Patienten verkürzt und die Einbindung während des Aufenthalts in der DHC optimiert wird (einschließlich der Aufklärung der Patienten nach der Behandlung und der Sicherstellung des Verständnisses der Entlassungsanweisungen), kann die DHC auch als wertvolles Instrument zur Verbesserung der Genesung nach dem Krankenhausaufenthalt zu Hause und der Therapietreue sowie zur Verringerung des Risikos einer Wiederaufnahme dienen.

Alle beweglichen Teile und beteiligten Interessengruppen, die dafür verantwortlich sind, dass die Ziele, Meilensteine und Ergebnisse einer DHC erfolgreich erreicht werden – sowohl für den Patienten als auch für das Krankenhaus -, benötigen jede erdenkliche Hilfe, um Fehler in den Interaktionen, Aufgaben und Prozessschritten von DHC- und Krankenhausteams zu minimieren, die die Effektivität einer DHC entgleisen lassen können. Ein strukturierter, durchdachter Plan für die Implementierung einer DHC, der alle Notfallszenarien für unvorhergesehene Umstände auf Patientenebene enthält und auf die Bedürfnisse und die Kultur eines bestimmten Krankenhauses oder Gesundheitssystems zugeschnitten ist, ist ein entscheidender Schritt. Um jedoch den Überblick zu behalten und den Abschluss jeder DHC-bezogenen Maßnahme zwischen den Pflege- und Logistikteams zu kommunizieren, ist eine Echtzeittransparenz dieser Maßnahmen erforderlich, einschließlich der Frage, wer, wie und wann sie durchgeführt werden und wie sie sich auf neu eröffnete Bettenkapazitäten auswirken.

Die Effektivität der Planung, Zusammenarbeit und Durchführung von Aktivitäten des DHC-Teams kann am besten durch eine integrierte operative Plattform für Kapazitätsmanagement/RTLS mit mobilen Funktionen und Datenanalysetools unterstützt werden, die unter anderem folgende Bereiche abdeckt

• Ermittlung der Förderkriterien für DHC-Patienten im Vorfeld der Entlassungsgenehmigung
• Nachverfolgung von Patienten, die auf ihre DHC-Fähigkeit hin überprüft und genehmigt wurden und von der Krankenhausabteilung zu DHC transportiert werden
• Sicherstellung einer engen Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den DHC-Teams und den Pflegeteams der Abteilungen und Stockwerke sowie den Patientenlogistik- und -fluss-Teams bei der Bestätigung der Verbringung ausgewählter Patienten in die DHC, bei der Durchführung von Aktivitäten während der Wartezeit in der DHC und bei der Verabschiedung der Patienten aus der Einrichtung durch Abholfahrten
• Bestätigung, dass verschriebene Medikamente und/oder medizinische Hilfsmittel bestellt und den DHC-Patienten zur Verfügung gestellt wurden, bevor sie das Krankenhaus verlassen
• Verfolgung der Bewegungen von DHC-Patienten vom Transport zum, über die Dauer des Aufenthalts im und den Austritt aus DHC und Krankenhaus
• Versenden von Warnmeldungen zwischen den DHC-Teams aus dem Pflege- und Logistikbereich über den Status des Patientenstandorts und Verlegungsanweisungen sowie an die umfassenderen Pflege- und Betriebsteams der Einrichtung über die Fertigstellung der Bettenreinigung durch den EVS (Umweltdienst) und die Verfügbarkeit freier Betten für ankommende Patienten
• Analyse der täglichen und langfristigen Auslastungsdaten der DHC, einschließlich der Patientenströme, der Belegung, des LoS, der Öffnungszeiten, der Umfragen zur Interaktion/Einbindung/Zufriedenheit, der Abholzeiten und -kosten (z. B. durch beauftragte Dritte wie Uber oder Lyft) und der Gesundheitsergebnisse nach der Abreise sowie der Kommunikations- und Entscheidungsfindungsdaten des interdisziplinären Teams, um die DHC-Aktivitäten im Hinblick auf weitere Effizienzsteigerungen anzupassen
• Auswirkung der DHC-Aktivitäten auf die Zunahme/Abnahme von Stress/Burnout im Pflegeteam
• Auswirkung der DHC auf die Einweisungen in die Notaufnahme und die Aufnahme neuer Patienten

Technologiegestützte DHC-Effektivität – Die Zahlen lügen nicht

Es gibt eine ganze Reihe von Krankenhäusern und Gesundheitssystemen, die schon länger oder erst seit kurzem versuchen, DHCs aufzubauen, sich aber trotz aller Widrigkeiten auf dem Weg dorthin voll und ganz für ihren Erfolg einsetzen. Andere Einrichtungen sind noch dabei zu prüfen, ob sie alle erforderlichen Kriterien erfüllen, um den Schritt zur Einrichtung eines DHC zu vollziehen. Unabhängig davon, in welche Kategorie eine Einrichtung des Gesundheitswesens fällt, gibt es immer mehr Belege dafür, dass die Automatisierung der Abläufe in diesen Bereichen mit integrierten Anwendungen für Kapazitätsmanagement und Echtzeit-Ortungssysteme einen neuen Durchbruch bei der Effizienz von Bettenkapazität und Patientendurchsatz ermöglicht.

Zu den Beispielen für ein breites Spektrum von Krankenhäusern und Gesundheitssystemen, die diese Technologien für den Betrieb ihrer DHCs nutzen, gehören Systeme mit mehreren Einrichtungen, die sich über den Mittleren Westen und den Süden erstrecken, ein kombiniertes System aus akademischen und kommunalen Einrichtungen, das mehrere nordöstliche Bundesstaaten versorgt, und ein Akuttraumazentrum, das Patienten in den angrenzenden Regionen Neuenglands behandelt. Zu den operativen Ergebnissen der DHC gehören:

Kombiniertes System von akademischen und kommunalen Einrichtungen für mehrere nordöstliche Bundesstaaten:

• Anstieg des DHC-Patientenaufkommens von 769 auf 6.578 in etwas mehr als drei Jahren
• Einsparung von 208 stationären Bettentagen in mehr als 280 Bereichen in weniger als drei Jahren, mit 240 eingesparten Bettentagen bis Ende 2023
• insgesamt 4.959 DHC-Patienten bis heute mit einem prognostizierten Anstieg auf 6.500 bis Ende 2023
• insgesamt $426.379 durch die Nutzung von DHC eingespart
• insgesamt 5.265 Stunden (etwa sieben Monate) aus der DHC-Nutzung zurückgewonnen
• insgesamt 280 durch die DHC-Nutzung zurückgewonnene Zugangsbereichsstunden
• 125 % Anstieg des DHC-Patientenaufkommens von 2021-2022

Multi-Facility-System, das sich über den Mittleren Westen und den Süden erstreckt:

• Bislang 926 DHC-Patienten in zwei Einrichtungen
• Durchschnittliche DHC-Patienten-LoS 36 Minuten
• 681,5 Stunden (etwa vier Wochen)/27,5 Bettentage in zwei Einrichtungen eingespart
• 427,5 Stunden (etwa zweieinhalb Wochen) freie Schlafenszeit oder über 17 eingesparte Aufnahmetage
• Die Aufenthaltsdauer in der Notaufnahme nimmt weiter ab und liegt zwischen 288 und 548 Stunden (etwa dreieinhalb Wochen).
• Stetig steigender Prozentsatz der entlassenen Patienten, die DHC bis 13 Uhr verlassen, mit einem bisherigen Höchststand von 23,6 %.

Akuttraumazentrum, das Patienten aus den angrenzenden Regionen Neuenglands behandelt:

• Seit der Eröffnung des ersten DHC im Jahr 2008 stieg die Patientennutzung von 173 auf 2.830 (1.214 bisher im Jahr 2023)